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試算表 - 令工程師既愛又恨

Brian Sather

工程效率 | 产品设计

對於工程師來說,總是不可避免地要與試算表打交道。從 BOM 表到工程公式和計算、再到產品成本,試算表都是工程師日常工作中不可或缺的一部分。它們具有某些優勢,但也存在諸多弊端。試算表易於使用,但範圍十分有限。它們需要遵循各種約束條件才能隨著時間的推移不斷更新。工程師對試算表的情感可以說是既愛又恨。在本文中,我們將深入瞭解試算表的優缺點和一些替代方法。

試算表為何有立足之處?

試算表之所以在工程領域廣泛使用,至少有部分原因歸根於它能夠根據需要進行配置。缺乏結構意味著您可以為試算表定義自己的結構。

在設計過程中,您有時僅需要一種捕獲自我創意的方法。儘管我們都希望創意能夠以栩栩如生的方式展示出來,但這一點只有在創意成形、重塑和正式化之後才會實現。而這一過程中,試算表成了捕獲初始公式、計算、成本配置以及其他想法的有效方式。

此外,試算表還支援創建能夠使用函數自訂的非常複雜的公式。許多工程組織均已開發與性能、測試和模型相關的寶貴程式。

有何缺點?

試算表極度缺乏結構,這一方面使它極具吸引力,另一方面也使它極易受到人為錯誤的束縛。由於試算表不能包含內置的自動化或邏輯錯誤檢查功能,因此即便一個細微的拼寫錯誤也會被放大,最終蔓延到生產工廠。

由於試算表以檔形式存在(而不是存在於雲中),因此很容易在桌上型電腦上丟失。這意味著您必須使用某種智慧命名方式和版本控制系統對它進行標記。當然,貴組織可能會有許多這樣的檔。因此,讓檔井然有序變成了一項令人頭疼而收效甚微的任務。

這類檔案無法採用智慧方式更新。因此,CAD 部件的更改不會自動更新用於管理 BOM 表的試算表,反之亦然。您需要遵循大量規範,才能使所有內容在管理產品生命週期所需的各個試算表之間保持同步。

您會發現通過試算表共用和協作還有其它缺點。當然,您可以通過電子郵件來回傳送這類檔案,要求查看者自行更改並插入注釋。但是,對於返回的第一個試算表,您將擁有不同的版本。每個版本均由不同的審閱者提供,並包含不同的更改以及不同的編譯和追蹤注釋。

此外,每位專案成員還很容易維護各自獨立的試算表版本。例如,其他工程師可能透過其他途徑構建 BOM 表,分別在單獨的試算表中進行維護。凡此種種,均會導致下游出錯。

此外,儘管試算表可以捕獲複雜的公式,但卻無法以專業的方式呈現這些公式。在此類檔案中看到的程式與工程師筆記本中顯示的所有內容並不相同。

其他極具吸引力的選項

幸運的是,目前市場上出現了一些既具備試算表優勢、又擺脫了其弊端的軟體。

  • 其中有一種軟體選項可能會令人感到十分驚訝:基於雲的試算表。現在,有些試算表應用程式可以在流覽器中運行。儘管它們並不具備基於桌面的試算表工具的所有功能,但在幾個十分重要的方面極具優勢。它們可以跟蹤每處更改。有了這些應用程式,您不必再擔心匯出和匯入檔案。僅需發送連結即可與其他人共用試算表,一切就這麼簡單。這些應用程式可同時追蹤注釋甚至所做的修改。因此,即便多個用戶遠端存取試算表,也始終可以擁有最新的更改。所有用戶均利用更新後的同一文檔開展工作。
  • 工程計算軟體是基於桌面的試算表軟體的另一選項。這是另一種基於檔的解決方案,但在工程計算軟體中,方程實際上看起來像公式。這類軟體提供數學記數法、科學記數法和工程計數法。
  • PLM 或 ERP 系統是試算表的理想替代選項。事實上,過去一直保存在試算表中的某些資訊完全可以(甚至應當)存放在正式的企業系統(例如,產品生命週期管理系統或企業資源規劃系統)中。畢竟,這些系統是記錄系統。但是,假設您需要先在流程中完成開發工作,然後在此類系統中正式化,那又該怎麼辦呢?幸運的是,有些企業系統現在提供了沙箱工作區,允許執行非正式的工作。在沙箱工作區中,以前存放在試算表中的資訊均可使用和處理,直到在企業系統內確定其正式的最終版本為止。

試算表將繼續成為管理許多工作環節的必備工具,其中包括跟蹤 BOM 表以及保存工程計算和公式。但是,這些更新的替代選項可以更好地取代試算表。甚至,它們還可以讓您從此擺脫對試算表既愛又恨的糾結情感。

您是喜歡還是討厭試算表?或者既不談上喜歡、也談不上不喜歡?貴公司如何使用試算表?貴公司是否使用上文提及的替代選項之一?還有其他替代選項嗎?是否還有其他超過試算表的整理和跟蹤方法?